- Conceptos Básicos

Outlook es una aplicación de mensajería y administración de información personal que sirve para trabajar con mensajes, citas, contactos y tareas.


1. La Ventana de Outlook

La ventana de Outlook luce así:

Y se compone de los siguientes elementos:

  1. Barra de Título.
  2. Barra de Menú.
  3. Barra de Herramientas Estándar.
  4. Barra de Herramientas Web.
  5. Barra de Outlook.
  6. Lista de Carpetas.
  7. Vista "Outlook para hoy".

Como puede apreciarse en la imagen, la información está organizada en carpetas. La barra de Outlook permite el acceso tanto a la vista Outlook para hoy, como al contenido de cada una de las carpetas en las que se encuentra la información.

La vista "Outlook para hoy" muestra una vista general del día, cuántos mensajes de correo electrónico hay, las citas de la semana y las tareas pendientes. Ésta es la mejor vista para obtener un panorama general del día y de la próxima semana.

Básicamente con Outlook uno puede utilizar:

  1. El sistema de correo y de bandejas para enviar, recibir y administrar mensajes electrónicos.
  2. El calendario para programar reuniones y citas.
  3. La agenda para mantener una lista de contactos.
  4. La lista de tareas para manejar una lista de actividades por hacer.
  5. Las notas para guardar y administrar notas.
  6. Las carpetas para administrar la información.
  7. La búsqueda para ver y buscar elementos.
  8. La navegación para acceder y ver páginas Web, con la posibilidad de guardar accesos directos a las páginas más visitadas.

Con el menú Ver se puede:

  1. Activar o desactivar la barra de Outlook.
  2. Activar o desactivar la lista de carpetas.
  3. Activar o desactivar las diversas barras de herramientas disponibles.
  4. Acceder a las diferentes vistas, a las carpetas o al navegador Web.

Por medio del menú Favoritos se puede acceder a los accesos directos a páginas Web.

El menú Acciones presenta los comandos con acciones que dependen de la vista o del elemento que se esté consultando.

Por ejemplo, si se está accediendo la bandeja de entrada, algunas de las acciones disponibles serán Nuevo mensaje, Responder y Reenviar. En cambio, si se están accediendo las notas, se tendrá la acción Nueva nota.

El menú Herramientas presenta los comandos para:

  1. Acceder a la agenda telefónica.
  2. Realizar búsquedas.
  3. Realizar la configuración de Outlook.
  4. Realizar otras tareas. Esto depende de la vista o elemento consultado.

2. Correo Electrónico

El sistema de correo electrónico permite crear, compartir y administrar los mensajes.

Existen muchos métodos para resaltar los mensajes en la pantalla. Por ejemplo, se pueden utilizar diseños de fondo y agregar imágenes, fuentes y colores para enfatizar los mensajes.

La vista de Outlook al acceder a la Bandeja de entrada (al hacer clic ya sea en el botón correspondiente en la barra de Outlook o en el elemento correspondiente en la lista de carpetas), luce así:

Para recibir correos:

  1. Hacer clic en Bandeja de entrada.
  2. Hacer clic en el botón "Enviar y recibir" en la barra de herramientas Estándar.

Si hay algún correo nuevo, Outlook presenta un texto con el número de mensajes nuevos disponibles.

Para enviar correos:

  1. Hacer clic en Bandeja de entrada.
  2. Hacer clic en el botón "Nuevo mensaje de correo" en la barra de herramientas Estándar.

Aparece el cuadro de diálogo "Mensaje". En él se redactará el mensaje a ser enviado:

Para redactar y enviar un mensaje:

Según el origen de los mensajes, éstos se organizan en diversas carpetas:

3. Calendario

Outlook incluye un calendario por medio del cual se pueden programar citas o eventos.

Outlook ofrece la posibilidad de visualizar, tanto el calendario como las citas, de diversas formas: por día, semana, mes o categoría, por ejemplo.

Las vistas se controlan por medio del comando Vista actual del menú Ver.

Para ver el calendario:

  1. Hacer clic en el elemento "Calendario" (de la barra de Outlook o de la lista de carpetas).

La siguiente imagen muestra el calendario en la vista "Día, semana y mes con vista previa automática":

Para agregar una cita:

  1. Hacer doble clic en la hora a la que se desea registrar la cita. Aparece el cuadro de diálogo "Cita".
  2. En el cuadro "Asunto" escribir el título de la cita.
  3. Si esta cita es en algún lugar, en el cuadro "Ubicación" escribir la ubicación de la misma.
  4. Definir la fecha y hora de inicio y fin de la cita.
  5. Se puede seleccionar la casilla de verificación "Aviso", para que Outlook nos recuerde con anticipación de la cita.
  6. Escribir los comentarios pertinentes en el cuadro "Cuerpo de la cita".
  7. Hacer clic en el botón "Guardar y cerrar".

4. Lista de Contactos

Outlook permite guardar los nombres, números de teléfono y direcciones de todos los individuos conocidos. También se pueden importar listas de contactos de otros programas.

Para ver la lista de contactos:

  1. Hacer clic en el elemento "Contactos" (de la barra de Outlook o de la lista de carpetas).

El área de contactos en la ventana de Outlook, luce así:

Para agregar un contacto:

  1. Hacer clic en el botón "Nuevo contacto". Aparece el cuadro de diálogo "Contacto".
  2. Llenar cada uno de los cuadros con la información requerida.
  3. Hacer clic en el botón "Guardar y cerrar".

5. Notas

Outlook incluye la posibilidad de manejar notas. En éstas se pueden escribir anotaciones, ideas o cualquier cosa necesaria.

Para ver el área de notas:

  1. Hacer clic en el elemento "Notas" (de la barra de Outlook o de la lista de carpetas).

El área de notas en la ventana de Outlook, luce así:

Para agregar una nota:

  1. Hacer clic en el botón "Nueva nota". Aparece una nota vacía.
  2. Escribir el texto deseado en la nota.
  3. Hacer clic en el botón "cerrar" en la barra de título de la nota.

6. Tareas

Outlook incluye la posibilidad de manejar una lista de tareas o actividades, ya sea en progreso o pendientes.

Las tareas del día se pueden administrar con la lista de tareas personales.

Se puede definir un orden de prioridad en las tareas, establecer avisos de vencimiento y actualizar el grado de avance de las tareas.

Se puede realizar el seguimiento de aquellas tareas repetitivas.

Para ver el área de tareas:

  1. Hacer clic en el elemento "Tareas" (de la barra de Outlook o de la lista de carpetas).

El área de tareas en la ventana de Outlook, luce así:

Agregar una tarea es muy simple:

  1. Hacer clic en el botón "Nueva tarea". Aparece el cuadro de diálogo "Tarea".
  2. Llenar cada uno de los cuadros con la información requerida.
  3. Hacer clic en el botón "Guardar y cerrar".

7. Cuestionario

  1. ¿Para qué sirve la vista "Outlook para hoy"?
  2. Menciona tres tareas que pueden realizarse con Outlook.
  3. ¿Cómo se activa o desactiva la barra de Outlook?
  4. ¿Para qué sirve el botón "CC:" en el cuadro de diálogo "Mensaje"?
  5. ¿Para qué se utiliza la Bandeja de salida?
  6. ¿Cómo se agrega el nombre de una amistad a la lista de contactos?

Ayuda

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