- Conceptos Básicos

Excel es una aplicación diseñada primordialmente para el proceso de números por medio de operaciones, fórmulas y funciones (matemáticas, financieras y estadísticas entre otras).


1. Introducción

Excel pertenece al tipo de aplicaciones de hojas de cálculo y su éxito se debió al hecho de haber podido representar en una computadora lo que normalmente se hace con lápiz y papel.

Lo primero para lograr plasmar expresiones matemáticas en una computadora, fue asignar un espacio único llamado celda a cada elemento de la expresión. Por ejemplo, podemos ver cómo cada elemento de una suma de dos números con su resultado ocupa una sola celda:

Suma Vertical: Suma Horizontal:

1
+
1
2

1
+
1
=
2

Para que el usuario no tuviera que estar creando celdas según las requiriera, se creó la llamada hoja de cálculo, la cual consta de un gran número de celdas vacías:

Una pequeña hoja de cálculo de 1,000 celdas:

Celda #1 Celda #2    
Celda #101      
        Celda #1000

Como puede apreciarse, las hojas de cálculo lucen como una hoja cuadriculada en donde cada cuadrícula se denomina “celda”.

Lo siguiente fue encontrar una forma de denominar o darle un nombre único a cada celda, de tal forma que este nombre fuera sencillo y fácil de deducir. Esto se resolvió de manera elegante al simplemente darle un nombre a cada columna y a cada renglón.

A los renglones (o filas) se les asignó un número (según su posición, comenzando de arriba hacia abajo), y a las columnas se les asignó una letra (siguiendo la secuencia del abecedario y comenzando con la columna de la izquierda). Con este método, el nombre de una celda está compuesto por el nombre de la columna y el nombre del renglón a los que pertenece:

  COLUMNA
R
E
N
G
L
Ó
N
 
A
B
C
D
E
1
Celda A1
       
2
   
Celda C2
   
3
 
Celda B3
     
4
       
Celda E4
5
     
Celda D5
 

Alguien observador podría suponer que una hoja de cálculo está limitada entonces a tan sólo 26 columnas (una para cada letra del alfabeto). Esto no es así, la columna 27 se denomina “AA”, la 28 “AB”, y así sucesivamente.

Las hojas de cálculo en Excel llegan hasta la columna IV (con lo cual se tienen 26 + 8 * 26 + 22 columnas, esto es, 256 columnas). Como por otro lado se tiene un máximo de 65,536 renglones, se disponen entonces de 16’777,216 celdas!

En la práctica, el número de celdas que pueden utilizarse estará limitado por la cantidad de memoria RAM de la computadora.

Hasta aquí todo va bien, sin embargo, puede apreciarse que utilizar una celda para cada elemento de una expresión sería poco eficiente. Por ejemplo, una expresión matemática como: ( ( (5+3) * 2 ) / 4 ) ^ 2 = 16, tendría que expresarse así:

( ( ( 5 + 3 ) * 2 ) / 4 ) ^ 2 = 16

Así, el siguiente paso fue plasmar las expresiones de otra forma. Esta forma puede consistir ya sea en:

Lo anterior puede sonar un poco complicado, pero no lo es. Es similar a como uno describiría un problema, por ejemplo al decir “suma 3 más 5, y divide entre 2”.

En términos de una hoja de cálculo, lo anterior podría expresarse como:

  1. Suma 3 más 5, y divide entre 2; o,
  2. Suma el contenido de la celda B1 más el contenido de la celda B2, y divide entre el contenido de la celda B3 (suponiendo que los números están en las mencionadas celdas); o,
  3. Suma el contenido de la celda C1 más el contenido de la celda C2, y divide entre 2.

En una hoja de cálculo, lo anterior podría verse así:

 
A
B
C
D
1
   3  3  
2
   5  5  
3
   2    
4
 =(3+5)/2  =(B1+B2)/B3  =(C1+C2)/2  

Una celda es entonces la intersección de una columna y una fila (o renglón) y consta de una dirección particular o referencia. Una celda puede contener números, fórmulas, texto, u objetos especiales (por ejemplo, imágenes).

En Excel, un libro es el archivo en el que se trabaja y en donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener una o varias hojas de cálculo, las cuales básicamente sirven para realizar diversos cálculos u operaciones, o para procesar datos. Otra ventaja de las hojas de cálculo es que en éstas pueden crearse gráficas basadas en un conjunto de datos. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja independiente llamada hoja de gráfico.

1.a Cuestionario
  1. ¿Para qué sirve una aplicación tipo Hoja de Cálculo?
  2. ¿Qué es una celda?
  3. Las filas de una hoja de cálculo se denominan con letras. ¿Cierto o falso?
  4. Excel no permite que se coloque texto en una celda. ¿Cierto o falso?
  5. ¿Cómo se llaman las celdas donde están las letras: U, V y W?

     
    A
    B
    C
    1
       W  
    2
     U    
    3
         V

2. La Ventana de Excel

Una vez iniciado Excel, se verá una ventana aparentemente compleja:

En esta sección se verán brevemente los componentes principales. Debe tomarse en cuenta que dependiendo de la forma en que esté configurada la instalación de Excel, algunos componentes podrán no estar visibles.

La parte superior de la ventana típicamente luce así:

En la barra de título aparece el nombre de la aplicación y el nombre del libro abierto.

La barra de menú contiene las opciones para acceder a todas las funciones de Excel.

La barra de herramientas (estándar) contiene los accesos a las funciones típicamente más utilizadas: abrir un archivo, imprimir, etc.

La barra de formato contiene los accesos a las funciones para dar formato a los  datos. Existen varias barras disponibles en Excel, cada una diseñada para facilitar diversas operaciones. Éstas se pueden activar o desactivar en el menú secundario de “Barras de herramientas” en la opción “Ver” de la barra de menú.

El cuadro de nombres muestra el nombre de la celda activa (la celda en la que está colocado el cursor).

El botón Modificar Fórmula activa la edición de una fórmula.

En la barra de Fórmulas se puede realizar la edición de una fórmula.


El cuerpo principal de la ventana de Excel está compuesto por los encabezados de columna, de renglón, las celdas mismas y la barra de desplazamiento vertical:

Los encabezados son las áreas de color gris en donde aparecen los nombres de columna (A, B, etc.) y de fila (1, 2, etc.).

En la imagen previa se puede ver que la celda A1 es la celda activa, pues es la celda en la que está posicionado el cursor de Excel (el recuadro negro):

Para modificar el contenido de una celda, ésta debe estar activa. Para ello basta simplemente con hacer clic sobre ella o mover el cursor con las teclas de movimiento de cursor hasta que éste se encuentre en la celda deseada.


La parte inferior de la ventana de Excel luce así:

Cada hoja de cálculo de un libro, contiene en su parte inferior una ceja o etiqueta, la cual contiene el nombre de la hoja. En el ejemplo mostrado, el libro contiene tres hojas de cálculo, llamadas “Hoja1”, “Hoja2” y “Hoja3” respectivamente (y en donde la Hoja1 es la hoja activa —el nombre aparece en negrita y con el fondo claro).

Una hoja se activa haciendo clic en su etiqueta. Así, si en el ejemplo mostrado se quisiera activar la Hoja3, simplemente se haría clic en la etiqueta con el texto “Hoja3”.

En caso de que un libro contenga muchas hojas, las etiquetas de éstas podrán no estar todas visibles. Los cuatro botones para Desplazar Etiquetas permiten desplazar las etiquetas para así hacerlas visibles. El primer y cuarto botón presentan la primer y última etiqueta, mientras que el segundo y tercer botón muestran las etiquetas de más a la izquierda o más a la derecha respectivamente.

La barra de División de Etiquetas sirve para ampliar el área disponible para mostrar las etiquetas. Se coloca el apuntador sobre la barra y se arrastra hacia la izquierda (para ver menos etiquetas) o hacia la derecha (para ver más etiquetas).

La barra de Desplazamiento Horizontal permite visualizar las celdas más a la izquierda o a la derecha de una hoja.

Finalmente la barra de Estado muestra diversos mensajes indicando el estado en el que se encuentra Excel.

2.a Cuestionario
  1. ¿Para qué sirve la barra de Fórmulas?
  2. ¿Cómo se activa una celda?
  3. ¿Para qué sirve la barra de División de etiquetas?
  4. ¿Para qué sirven los botones “Desplazamiento de etiquetas”?
  5. ¿En dónde aparece el nombre de un libro y en dónde el de una hoja?
2.b Ejercicios
2.b.1 Ejercicio 1

Para ver un área no visible de la hoja:

  1. Haga clic varias veces en el botón “Desplazamiento hacia abajo” (en la barra de desplazamiento vertical) y observe los encabezados de fila. Se podrá ver que la hoja se desplaza para presentar las filas inferiores.
  2. Haga clic varias veces en el botón “Desplazamiento hacia arriba” hasta que la fila 1 quede nuevamente visible.
  3. Haga clic varias veces en el botón “Desplazamiento hacia la derecha” y observe ahora los encabezados de columna. Se podrá ver que la hoja se desplaza para presentar las columnas que están a la derecha.
  4. Haga clic varias veces en el botón “Desplazamiento hacia la izquierda” hasta que la columna A quede nuevamente visible.
2.b.2 Ejercicio 2

Para ver el funcionamiento de las etiquetas:

  1. En la celda A1 escriba “Aries” y presione la tecla INTRO.

    Siempre termine la introducción de cualquier dato presionando la tecla INTRO.

  2. Haga clic en la etiqueta “Hoja2” para activarla.
  3. En la celda A1 escriba “Tauro”.
  4. Haga clic en la etiqueta “Hoja3”.
  5. En la celda A1 escriba “Géminis”.
  6. Haga clic en la etiqueta “Hoja1” para activar nuevamente la Hoja1. Puede verse que la celda A1 muestra el texto “Aries”.
2.b.3 Ejercicio 3

Para visualizar las eqtiquetas de una hoja.

  1. Coloque el apuntador del ratón sobre la “barra de división de etiquetas”.
    Se verá que el apuntador cambia de forma a una doble flecha horizontal dividida verticalmente por dos líneas:
  2. Arrastre la barra hacia la izquierda hasta que quede entre la etiqueta de la Hoja1 y la etiqueta de la Hoja2:

    Con esto se acaban de ocultar las etiquetas de las hojas 2 y 3.

  3. Haga clic una vez en el botón “Ver etiqueta a la derecha” (el tercer botón de izquierda a derecha).

    Se verá que la etiqueta “Hoja2” ahora está visible (pero no seleccionada):

    Es importante observar que lo que se desplazó fueron las etiquetas de las hojas, no las hojas. Obsérvese que la hoja de cálculo mostrada sigue siendo la Hoja1, pues se puede ver que la celda A1 muestra el texto “Aries”, mientras que la etiqueta visible es la de la Hoja2.

  4. Haga clic otra vez en el botón “Ver etiqueta a la derecha” para ver la etiqueta de la Hoja3.
  5. Ahora haga clic en el botón “Ver primer etiqueta”.
  6. Finalmente regrese la “barra de división de etiquetas” a su posición original (aproximadamente al centro de la ventana).
2.b.4 Ejercicio 4

El nombre de una hoja de cálculo (el texto que aparece en la etiqueta), es un nombre creado por Excel; sin embargo, uno puede cambiar ese nombre a lo que uno desee.

  1. Abra el menú contextual de la etiqueta “Hoja3” (coloque el apuntador sobre la etiqueta “Hoja3” y haga clic con el botón derecho):
  2. Escoja la opción Cambiar nombre.

    Verá que el texto “Hoja3” aparece resaltado, indicando que al momento de escribir el texto se substituirá automáticamente.

  3. Escriba “Agenda” y presione la tecla INTRO.

    Podrá ver que la hoja ahora se llama “Agenda”. Observe que el contenido de la hoja no ha cambiado —en la celda A1 debe aparecer el texto “Géminis”.

2.b.5 Ejercicio 5

Para insertar hojas nuevas o eliminar hojas que ya no se requieran.

  1. Abra el menú contextual de la etiqueta “Hoja2”.
  2. Escoja la opción Eliminar
  3. Haga clic en el botón “Aceptar” de la ventana de diálogo.
  4. Abra el menú contextual de la etiqueta “Agenda”.
  5. Escoja la opción Insertar....
  6. Haga clic en el botón “Aceptar” de la ventana “Insertar”.

Al término de este ejercicio, las etiquetas deben lucir así:


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Para más información: