- Rangos y Selección de Celdas

Una habilidad importante al momento de trabajar con hojas de cálculo es la de poder trabajar con rangos o grupos de celdas.


1. Rangos de Celdas

Un rango es un conjunto de dos o más celdas. Las celdas en un rango pueden estar adyacentes (esto es, estar una junto a otra) o no estarlo. Un rango sencillo es un rango en el cual las celdas que lo componen están adyacentes. Un rango múltiple es un rango en el cual las celdas que lo componen no están adyacentes.

Previamente se vio que se hace referencia a una celda por medio de su nombre: el nombre de la columna seguido del nombre de la fila a la que pertenece la celda, por ejemplo “C3”.

Para hacer referencia a un rango sencillo de celdas, se especifica la celda inicial (la celda en la esquina superior izquierda del rango), dos puntos “:”, y la celda final (la celda en la esquina inferior derecha del rango).

Por ejemplo:

Para hacer referencia a un rango múltiple de celdas, se especifica el conjunto de celdas y/o rangos separándolos con una coma “,”.

Por ejemplo:

1.a Cuestionario

Enumera las celdas que componen los rangos que aparecen a continuación:

  1. D7:D7
  2. X1:X5
  3. M4:O4, C3, A2:D2

2. Selección de Celdas

Algo con lo que se trabaja mucho en Excel es la selección de celdas. Seleccionar es simplemente “marcar” o “resaltar” una celda, un conjunto de celdas (un rango sencillo), o un conjunto de celdas y/o rangos (un rango múltiple).

Típicamente se hace una selección para trabajar sobre un grupo de celdas de manera rápida y así ahorrar tiempo (aunque también existen otros usos muy interesantes que se verán más adelante).

Para hacer selecciones en Excel se va a utilizar constantemente la habilidad de arrastrar con el ratón.

2.a Selección de una Celda

En este ejercicio se va a seleccionar una celda. La selección de una celda es la acción más sencilla.

Para seleccionar una celda sólo se tiene que hacer clic en ella.

Para seleccionar la celda B3:

  1. Coloque el apuntador del ratón sobre la celda B3.
  2. Haga clic en ella.
2.b Selección de un Rango Sencillo

En este ejercicio se va a seleccionar un rango. Aquí se va a utilizar la habilidad de arrastrar con el ratón.

Para seleccionar un rango sencillo sólo se tiene que arrastrar el apuntador comenzando en la celda inicial del rango y terminar en la celda final del rango.

Para seleccionar el rango A1:A4:

  1. Coloque el apuntador del ratón sobre la celda A1.
  2. Presione el botón primario del ratón, y sin soltarlo,
  3. Arrastre el apuntador del ratón hasta que esté sobre la celda A4.
  4. Libere el botón primario del ratón.

Una vez hecha esta selección observe lo siguiente:

  • El cursor de Excel se hizo más grande para enmarcar las celdas seleccionadas.
  • La celda A1 (la celda inicial) tiene el fondo color blanco. Esto nos indica cuál es la celda activa dentro de la selección.
  • Las celdas A2:A4 tienen el fondo color gris. Esto nos indica cuáles son las celdas inactivas dentro de la selección.
2.c Selección de un Rango Múltiple (1)

En este ejercicio y en los siguientes se van a seleccionar diversas combinaciones de rangos múltiples.

En este primer ejercicio se va a hacer una selección múltiple de varias celdas.

Para seleccionar un rango múltiple, lo primero es seleccionar la celda o rango inicial, luego presionar la tecla CTRL del teclado y sin soltarla, continuar seleccionando las celdas o rangos restantes. Se termina liberando la tecla CTRL.

Para seleccionar el rango A1, B2, C3 (por las referencias de las celdas se puede ver que no se trata de celdas adyacentes, lo cual implica que se trata de una selección múltiple):

  1. Haga clic en la celda A1.
  2. Presione la tecla CTRL, y sin soltarla,
  3. Haga clic en la celda B2.
  4. Haga clic en la celda C3.
  5. Libere la tecla CTRL.

Una vez hecha esta selección observe lo siguiente:

  • Cada vez que se hace clic en una celda nueva, la celda anterior queda seleccionada pero inactiva.
  • La celda activa de la selección múltiple de celdas siempre es la última celda seleccionada y se reconoce por el marco delgado color negro dentro de la celda (ver la celda C3 en la imagen previa).
2.d Selección de un Rango Múltiple (2)

En este ejercicio se va a hacer una selección múltiple de una celda y un rango.

Para seleccionar el rango A1, A3:C3:

  1. Haga clic en la celda A1.
  2. Presione la tecla CTRL, y sin soltarla,
  3. Coloque el apuntador sobre la celda A3.
  4. Haga clic y arrastre hasta llegar a la celda C3.
  5. Libere la tecla CTRL.

Una vez hecha esta selección observe lo siguiente:

  • La celda activa es la celda inicial del último rango seleccionado.
2.e Selección de un Rango Múltiple (3)

En este ejercicio se va a hacer una selección múltiple de un rango y una celda.

Para seleccionar el rango A1:C1, A3:

  1. Coloque el apuntador sobre la celda A1.
  2. Haga clic y arrastre hasta llegar a la celda C1.
  3. Presione la tecla CTRL, y sin soltarla,
  4. Haga clic en la celda A3.
  5. Libere la tecla CTRL.

Una vez hecha esta selección observe lo siguiente:

  • La celda activa es la última celda seleccionada (A3).
2.f Selección de un Rango Múltiple (4)

En este ejercicio se va a hacer una selección múltiple de un rango, una celda y otro rango.

Para seleccionar el rango A1:C1, B2, A3:C3:

  1. Arrastre desde A1 hasta C1.
  2. Presione la tecla CTRL.
  3. Haga clic en B2.
  4. Arrastre desde A3 hasta C3.
  5. Libere la tecla CTRL.

Observe cómo queda marcada la selección:

 

Al último rango seleccionado (en el que se encuentra la celda activa de la selección) se le denomina selección activa.

2.g Cancelación de una Selección

Para cancelar una selección de celdas basta con hacer clic en cualquier celda sin presionar la tecla CTRL.

  1. Arrastre desde A1 hasta C1.

    Con esto se realizó una sencilla selección de tres celdas.

  2. Haga clic ya sea en D1.

    Al hacer clic en una celda sin presionar CTRL ha cancelado la selección A1:C1.

Con este ejercicio se acaba de mostrar porqué era necesario presionar la tecla CTRL al hacer las selecciones múltiples, ya que sin la acción de ésta cada vez que se realizara una selección adicional se perdería la selección anterior.

2.h Cambiando la Celda Activa de una Selección

Como puede haberse apreciado, en una selección múltiple, si lo último que se seleccionó fue una celda, ésta queda como la celda activa de la selección, y si lo último que se seleccionó fue un rango, la celda activa de la selección es la celda inicial de ese último rango marcado (por ejemplo, si se selecciona el rango A1,A3:C3, la celda A3 es la celda activa de la selección).

Más adelante se verá la utilidad de la celda activa dentro de una selección.

Para hacer que otra celda de una selección sea la celda activa, se presiona la tecla CTRL y se hace clic en la celda deseada.

  1. Seleccione el rango A1:D1 (puede verse que la celda activa es la celda A1).
  2. Presione CTRL y sin soltar:
    • Haga clic en D1 (para convertirla en la celda activa).
    • Haga clic en B1.
    • Haga clic en C1.

Puede verse cómo en cada ocasión el fondo de la celda activa cambió de color.

2.i Modificación de una Selección

Para modificar una selección sencilla basta con presionar la tecla MAYÚS y hacer clic en la nueva celda final del último rango.

Primer ejemplo:

  1. Seleccione el rango C4:D5.
  2. Presione MAYÚS y sin soltar:
    • Haga clic en E6 (el rango seleccionado ahora es C4:E6).
    • Haga clic en D2 (el rango seleccionado ahora es C2:D4).
    • Haga clic en A1 (el rango seleccionado ahora es A1:C4).
    • Haga clic en B7 (el rango seleccionado ahora es B4:C7).

Segundo ejemplo:

  1. Seleccione el rango A1:B2,D5:E7.
  2. Presione MAYÚS y sin soltar:
    • Haga clic en E6 (el rango seleccionado ahora es A1:B2,D5:E6).
    • Haga clic en E3 (el rango seleccionado ahora es A1:B2,D3:E5).
    • Haga clic en C4 (el rango seleccionado ahora es A1:B2,C4:D5).
    • Haga clic en C7 (el rango seleccionado ahora es A1:B2,C5:D7).

Como puede haberse apreciado a partir de los ejemplos previos:

  1. Sólo es posible modificar el último rango seleccionado.
  2. La celda activa siempre actúa como un ancla o eje de partida para la creación de la nueva selección.

Considerando lo anterior, otra forma de seleccionar un rango sencillo es por hacer clic en la celda inicial, presionar MAYÚS y hacer clic en la celda final.

Si el rango a seleccionar forma parte de una selección múltiple, entonces se presiona CTRL y se hace clic en la celda inicial, se libera la tecla de CTRL, se presiona MAYÚS y se hace clic en la celda final.

Con este método se evita tener que arrastrar el ratón.

2.j Aplicación Práctica de una Selección

Se mencionó previamente que uno de los principales usos de la selección era para ahorrar tiempo. El siguiente es un ejemplo de ello.

Lo primero será capturar los siguientes textos en las celdas indicadas.

 
A
B
C
1
 Azul  Amarillo  Morado
La captura (o ingreso) de un dato en una celda se realiza haciendo clic en la celda, escribiendo el texto y presionando la tecla INTRO.

Supóngase ahora que se quieren poner estos textos en negrita.

Sin uso de selección:

  1. Haga clic en A1.
  2. Haga clic en el botón “Negrita”.
  3. Haga clic en B1.
  4. Haga clic en el botón “Negrita”.
  5. Haga clic en C1.
  6. Haga clic en el botón “Negrita”.

Utilizando una selección:

  1. Seleccione el rango A1:C1.
  2. Haga clic en el botón “Negrita”.

Como pudo apreciarse, en el primer caso se tuvo que hacer clic seis veces para poner los tres textos en negrita, mientras que en el segundo sólo se tuvo que hacer clic dos veces.

Aun a pesar de ser un ejercicio muy sencillo, es posible apreciar la ventaja de haber utilizado una selección. Siempre que se requiera aplicar cierta acción sobre un conjunto de celdas conviene utilizar una selección.

En esta serie de ejercicios se han aprendido dos habilidades básicas dentro de Excel: seleccionar un rango sencillo y seleccionar un rango múltiple. Posteriormente se aprenderá una tercer habilidad básica en Excel: el “Llenado Automático”.

2.k Cuestionario
  1. ¿Cómo se selecciona una celda?
  2. ¿Cómo se selecciona un rango sencillo?
  3. ¿Cómo se selecciona un rango múltiple?
  4. ¿Cómo se cancela una selección?
  5. ¿Para qué sirve una selección?
2.l Resumen

Para   Haga esto
Seleccionar una sola celda   Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.
Seleccionar un rango sencillo   Haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la última celda.

O haga clic en la primera celda del rango, presione la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda del rango (con este método se evita tener que arrastrar el ratón).

Seleccionar un rango múltiple   Seleccione el primer rango, presione la tecla CTRL y seleccione los otros rangos o celdas sin soltar la tecla CTRL.
Modificar la selección activa   Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que haga clic se convertirá en la nueva selección.
Seleccionar toda una fila   Haga clic en el encabezado de fila.
Seleccionar toda una columna   Haga clic en el encabezado de la columna que desea seleccionar.
Seleccionar filas o columnas adyacentes   Arrastre por encima de los encabezados de fila o columna a marcar, o seleccione la primera fila o columna, presione la tecla MAYÚS y seleccione la última fila o columna.
Seleccionar filas o columnas no adyacentes   Seleccione la primera fila o columna, presione la tecla CTRL y haga clic en los encabezados de las otras filas o columnas a incluir.
Seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo   Haga clic en el botón “Seleccionar todo”:

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