- Introducción de Números y Fórmulas

En esta sección se capturarán tanto números como las fórmulas requeridas para la tabla de flujo de efectivo.


1. Introducción de Números

Se introducirán primero los valores correspondientes a “Egresos por Personal”.

  1. Se selecciona la celda B9.
  2. Se ingresa el número 7500.
  3. Y se termina la captura de datos utilizando la característica de llenado automático:
    • Se selecciona nuevamente B9.
    • Se arrastra el cuadro de llenado hasta E9.

Excel llenó automáticamente todas las celdas del rango (B9:E9) con base en el valor contenido en la celda inicial (B9).

Para el concepto de “Renta”:

  1. Se ingresa un valor de 5000 en B11.
  2. Se realiza el llenado automático para los meses restantes (C11:E11).
  3. En la renta correspondiente al mes de abril (celda E11) se cambia el valor a 6000.

Para el concepto de “Diversos” se requieren diferentes valores para cada mes. Puesto que siempre que se ingresa un dato en una celda, al presionar INTRO el cursor se mueve a la celda inferior, ahora se va a utilizar un método para ingresar los datos de forma tal que el cursor se mueva a la derecha cada vez que se presione INTRO.

  1. Se selecciona el rango B12:E12.
  2. Se introducen los siguientes valores: 3000, 3200, 3100 y 3500

    Únicamente debe presionarse INTRO después de cada número.

Este mismo proceso se repite tanto para “Ventas”, (capturando los valores: 21300, 20500, 22100 y 28400), como para “Eventos” (8000, 6100, 7200 y 7800).

Para distinguir los números capturados de aquellos resultantes de las operaciones, se cambiará el color de los números introducidos a un color azul.

  1. Se selecciona el rango múltiple B9:E9, B11:E12, B16:E17.
  2. Se activa la lista de colores con el botón “Desplegar lista” del botón compuesto “Color de fuente”.
  3. Se selecciona el color “azul” de la lista:

2. Introducción de Fórmulas

Hasta este punto, lo único que se ha hecho ha sido introducir datos. En esta sección se comenzará a apreciar la verdadera funcionalidad de Excel, pues finalmente se comenzarán a introducir fórmulas.

Una fórmula puede constar de operaciones sencillas como sumar los valores de varias celdas o de operaciones bastante más complejas.

Nuestra primer fórmula obtendrá el total de “Gastos Generales”, el cual consiste de la suma de “Renta” y “Diversos”.

  1. Se selecciona B10.
  2. Se escribe la siguiente expresión:

    =B11+B12

Al presionar INTRO la celda B10 mostrará inmediatamente el resultado de la operación: 8000.

¿Qué significa la expresión “=B11+B12”?

Una fórmula siempre empieza con el signo igual (“=”). “B11” es la referencia a la celda B11 y “B12” es la de la celda B12.

La expresión “=B11+B12” representa entonces una fórmula para sumar el contenido de la celda B11 con el contenido de la celda B12.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se van a utilizar en una fórmula. En una fórmula se pueden utilizar datos de distintas celdas de una hoja de cálculo, y el valor de una celda se puede utilizar a su vez en otras fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Vuelva a hacer clic en B10 y observe algunos puntos:

2.a Edición de una Fórmula

Antes de continuar con la captura de datos se hará un pequeño ejercicio para editar (o modificar) una fórmula y para observar al mismo tiempo algunos conceptos interesantes.

En este ejercicio se va a cambiar la fórmula para que haga una resta en lugar de una suma.

Se coloca el puntero del ratón justo antes del signo de más en la expresión en la barra de fórmulas y se hace clic ahí:

Se apreciará que a la izquierda del botón “Modificar fórmula” (el signo “igual”), aparecieron dos nuevos botones: el botón “Cancelar” (la “x” roja) y el botón “Introducir” (la “palomita” verde). Estos botones cumplen la misma función que las teclas “ESC” e “INTRO” del teclado.

Más interesante aún, puede observarse que los términos que componen la fórmula se han coloreado de azul y verde.

Además, si se observan las celdas B11 y B12, se verá que éstas también han cambiado:

De ser sólo la celda B10 la que tenía el cursor, ahora tanto las celdas B11 y B12 también lo tienen.

La diferencia es que el cursor de estas celdas está coloreado también. Si se observa atentamente, se podrá comprobar que el color del cursor de las celdas B11 y B12 corresponde con el color de los términos en la fórmula. Así, el texto “B11” en la fórmula está coloreado en azul al igual que el cursor de la celda B11; y el texto “B12” en la fórmula está coloreado en verde al igual que el cursor de la celda B12. Ésta es una ayuda visual que permite identificar los elementos a los que está haciendo referencia una fórmula.

  1. Se suprime el signo “más” (en este momento la celda B10 dejará de mostrar el valor resultante de la fórmula y mostrará lo mismo que la barra de fórmulas).

  2. Se pone en su lugar el signo “menos” (“-“).
  3. Se presiona el botón “Introducir”.

La celda B10 mostrará ahora el valor corregido: 2000.

Para regresar la fórmula a su definición original:

  1. Se presiona el botón “Deshacer” (en la barra de herramientas).
  2. O se elige la opción “Deshacer escritura de ‘=B11-B12’ en B10” del menú Edición.
2.b Copiado de una Fórmula

Copie la fórmula de la celda B10 a los meses restantes (utilizando nuevamente la característica de llenado automático). Una vez copiada la fórmula, seleccione E10.

Podrá observarse que el contenido de E10 no es “=B11+B12”, sino “=E11+E12”!

Lo que Excel hizo fue ajustar las referencias (B11 y B12) en la fórmula para que ésta opere correctamente utilizando las celdas relativas a su posición (la celda ocupada por la fórmula). Es por esto que a este tipo de referencias se les denomina referencias relativas (además existen las referencias absolutas, en las cuales Excel no modifica el valor de las referencias).

Puede visualizarse el concepto de las referencias relativas imaginando que una referencia relativa en una fórmula es como una línea rígida que apunta a la celda referenciada.

Si la fórmula se copia a otra celda, las líneas rígidas se moverán también y apuntarán ahora a una nueva celda:

En el caso de las referencias absolutas (que se verán más adelante), éstas son como una línea que siempre apunta a la celda referenciada.

Si la fórmula se copia a otra celda, las líneas no se mueven, sino que se mantienen apuntando a las celdas originales:


3. Funciones

Ahora se introducirá la fórmula para el IVA, el cual se podría calcular utilizando la siguiente expresión:

=(B9+B10)*0.15

Supóngase sin embargo, que no fueran dos celdas las que se tuvieran que sumar, sino que fueran 100 o 1000! Evidentemente uno pensaría que debe haber una manera más eficiente de hacer la suma de un gran número de celdas, y de hecho la hay. En este caso se hará uso de una función (específicamente, la función matemática “Suma”).

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos (denominados argumentos), en un orden determinado (o estructura).

Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Los argumentos de una función pueden ser números, textos, valores lógicos (como VERDADERO o FALSO), matrices o valores de error (como #N/A), los cuales pueden ser constantes, referencias a una celda o resultados de fórmulas u otras funciones.

Un argumento siempre debe generar un valor válido según el tipo de argumento esperado por la función. Esto es, si el argumento de una función debe ser numérico y el argumento es una referencia a una celda, entonces esa celda debe proveer un número.

La estructura de una función especifica que ésta debe comenzar por el nombre de la función seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma, y finalmente un paréntesis de cierre:

Si la función inicia una fórmula, primero debe escribirse el signo “igual” (“=”) delante del nombre de la función.

Para crear la fórmula de IVA (de Egresos para el mes de enero):

  1. Se selecciona B13.
  2. Se escribe (sin presionar la tecla de INTRO):
    =Suma(
  3. Se selecciona el rango B9:B10 con el puntero del ratón.
  4. Se continúa escribiendo el resto de la expresión:
    )*0.15.
  5. Se termina haciendo clic en el botón “Introducir” o presionando INTRO.

    La celda B13 contiene ahora la fórmula correcta:

    =SUMA(B9:B10)*0.15
  6. Se copia la fórmula al rango C13:E13 utilizando el llenado automático.

Para obtener los “Egresos” totales:

  1. Se selecciona B8.
  2. Se escribe:
    =Suma(
  3. Se selecciona el rango B9:B10,B13.
  4. Se termina escribiendo:
    )

    La expresión en B8 debe quedar así:

    =SUMA(B9:B10,B13)

    Como puede apreciarse, se está realizando la suma de las celdas del rango B9:B10, más la celda B13.

  5. Se copia la fórmula a C8:E8.

Para el concepto de “Ingresos”:

  1. En B15 se captura la fórmula:
    =Suma(B16:B18)
  2. Se copia a C15:E15.
  3. En B18:
    =Suma(B16:B17)*0.15
  4. Y se copia a C18:E18.

Finalmente, para los “Saldos”:

  1. En B20:
    =B15-B8
  2. Se copia a C20:E20.
  3. En B21 se escribe:
    =B20
  4. En C21 se escribe:
    =C20+B21
  5. Y se copia a D21:E21.

4. Formateo de Números

Para terminar se aplicará un formato de moneda a todos los números.

  1. Se selecciona el rango B8:E13,B15:E18.
  2. Se hace clic en el botón “Estilo moneda” (el botón con signo $ en la barra de formato).

Ahora se copiará el formato (no el contenido) de B18 a B20:E21.

  1. Se selecciona B18
  2. Se hace clic en el botón “Copiar formato” (el botón con la “brocha amarilla” en la barra de herramientas).
  3. Se selecciona el rango B20:E21.
  4. Se aplica formato de negrita y cursiva.

La tabla debe lucir así:

5. Cuestionario

  1. ¿Cómo debe iniciarse una fórmula?
  2. ¿Qué es una referencia externa?
  3. ¿Qué diferencia existe entre una referencia relativa y una absoluta?
  4. ¿Cómo se escribiría la fórmula para sumar las celdas del rango A1:D5 utilizando la función “Suma”?
  5. El argumento de una función sólo puede ser de tipo numérico. ¿Cierto o falso?

6. Ancho de Columnas

Como se puede apreciar en la imagen previa, algunos textos aparecen cortados y las celdas con los números se ven apretadas. Esto se puede corregir cambiando el ancho de las columnas.

Primero se cambiará el ancho de la columna A:

  1. Se coloca el puntero del ratón entre los encabezados de las columnas A y B (el puntero debe cambiar a una línea vertical cruzada por el centro por una línea horizontal con puntas de flecha en sus extremos).
  2. Se hace doble clic.

    La columna se ensanchará de forma tal que la celda con el texto más extenso sea visible completamente.

Esta columna todavía se hará ligeramente más ancha, pero ahora de forma manual, no automática.

  1. Se coloca el puntero entre los encabezados A y B.
  2. Se arrastra ligeramente el puntero hacia la derecha hasta que el ancho de la columna sea de 141 píxeles:

Para hacer las columnas B:E de 102 píxeles:

  1. Se seleccionan los encabezados de columna B:E
  2. Se coloca el puntero entre los encabezados B y C.
  3. Se arrastra hasta que el ancho sea el requerido.

Con esto se da por terminada la captura de datos de la tabla. Para concluir esta sección se presentan un par de ejercicios interesantes.

  1. Para observar cómo se corrigen automáticamente los valores de todas las celdas dependientes de otra:
    • En B17 ingrese la cantidad de 7500.
  2. Para ordenar en orden alfabético las filas que componen a “Gastos Generales” (las filas 11 y 12):
    1. Seleccione el rango A11:E12
    2. Escoja la opción Datos>>Ordenar..

      Aparecerá la ventana “Ordenar”:

    3. Haga clic en Aceptar y observe como las filas 11 y 12 ahora están en orden ascendente: primero aparece la fila “Diversos” y debajo la fila “Renta”.
    4. Haga lo mismo con las filas de “Eventos” y “Ventas”.
6.a Cuestionario
  1. ¿Cómo se cambia el ancho de una columna?

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